Những thiếu sót khi tổ chức khai trương văn phòng

ối với một nhà tổ chức sự kiện không phải lúc nào các sự kiện cũng diễn ra một cách suôn sẻ từ đầu đến cuối. Cũng có khi những sai sót xảy ra, tuy nhiên vấn đề nằm ở chỗ là sai sót đến mức độ nào và người tổ chức xử lý những tình huống đó như thế nào? Dưới đây là một số sai lầm khi tổ chức khai trương trụ sở hay gặp phải. Biết được những yếu tố này, giúp cho chúng ta có thể kiểm soát được một cách tối đa những sự cố đó.

Khai trương văn phòng là một lĩnh vực được nhiều người quan tâm hiện nay, bởi lẽ đối với một sự khởi đầu mới thì ai cũng mong muốn nó diễn ra suôn sẻ, hoành tráng và được nhiều người biết đến. Nếu bạn cảm thấy tự mình không thể tổ chức được một buổi lễ khai trương trụ sở thì bạn hãy yên tâm, bởi hiện nay dịch vụ tổ chức khai trương trụ sở đã khá phát triển. Các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đều có thể đảm nhiệm được vấn đề này.

Trong quá trình tổ chức sự kiện Công ty TNHH Du lịch và Sự kiện Bầu Trời Hà Nội đã gặp phải rất nhiều sự cố, bởi không phải lúc nào con đường đến thành công cũng toàn màu hồng. Chúng tôi xin đưa ra một số kinh nghiệm mà mình đã đúc rút trong quá trình tổ chức sự kiện như sau:

Những sự cố về thời gian

Nhiều người nghĩ rằng mọi khâu của công tác chuẩn bị đều ổn thoả thì không lo. Nhưng chỉ cần một khâu nào đó bị trì trệ thì vấn đề thời gian lại là một vấn đề nghiêm trọng. Sẽ như thế nào khi đến giờ tổ chức lễ giới thiệu sản phẩm trụ sở mà bên tổ chức vẫn chưa giải quyết ổn thoả. Do đó, cần chú ý đến việc kiểm tra thời gian. Việc kiểm tra thời gian của sự kiện bao gồm lựa chọn thời gian tổ chức. Tốt nhất không nên trùng với bất kỳ một sự kiện nào nổi bật để tránh bị nó “đè”. Bởi điều này nó ảnh hưởng đến mức độ thu hút của người tham dự buổi lễ khai trương trụ sở. Trước khi diễn ra sự kiện tốt nhất nhà tổ chức nên chủ động khảo sát thời gian, địa điểm, những thông tin liên quan về sự kiện chuẩn bị tổ chức.

Không lắng nghe những người xung quanh

Việc tiếp thu những ý kiến góp ý của nhân viên, những người tham gia tổ chức sự kiện giúp bạn có thể lên kế hoạch một cách chu đáo cho sự kiện của mình. Tuy nhiên, việc lắng nghe cũng cần có chọn lọc, tránh “đẽo cày giữa đường” khiến cho bản kế hoạch không được khoa học. Không chỉ lằng nghe nhân viên của mình mà cần lắng nghe cả những đối thủ của mình. Bởi việc góp ý từ họ đôi khi cũng mang lại những ý nghĩa trong quá trình tổ chức khai trương trụ sở.

Quá chủ quan khi sự kiện đang diễn ra

Nhiều người nghĩ rằng việc sự kiện diễn ra là đã xong. Tuy nhiên, trong khi tổ chức cũng có nhiều vấn đề có thể xảy ra như vấn đề trục trặc về kỹ thuật (âm thanh, ánh sáng, hoặc sân khấu,…), hay vấn đề thời tiết, mất điện,…Do đó, ngay cả khi sự kiện đang diễn ra bạn cũng cần theo dõi cụ thể để có thể nắm bắt kịp thời những sự cố, những gì cần khắc phục để có thể xử lý một cách nhanh nhất.

Quên mất khâu tổng kết

Việc tổng kết sau khi việc khai trương trụ sở kết thúc mang ý nghĩa rút ra những kinh nghiệm cho bạn cũng như có thể lắng nghe những ý kiến của khách hàng. Cũng là việc nghiệm thu chương trình, hoàn thiện hợp đồng. Tuy nhiên, rất nhiều người lại bỏ qua nó, do đó, đến sự kiện sau vẫn lỗi sai đó lại tiếp tục diễn ra.

Như vậy, nhưng sai lầm trong khâu tổ chức sự kiện, trong đó khai trương trụ sở là một điển hình là rất nhiều. Khi bắt tay vào làm chúng ta mới thực sự thấy nhiều vấn đề như vậy, do đó, chúng ra cần thiết hãy lên những bản kế hoạch để có thể xử lý chúng một cách khôn khéo nhất. Mọi sự chuẩn bị của bạn dù có hoàn hảo đến đâu nhưng trong quá trình cũng không tránh khỏi những sai sót.